来源：孚道律师 黎璇
参与国际贸易活动的各交易方身处不同的国家或地区，不便日常性地进行当面磋商，一般是通过各大国际展会（比如最近火热的广交会）给交易各方提供短暂的接触时间和空间之外，通常是借助微信、whatsApp等即时国际通用的聊天软件、电子邮件、网络视频、电话会议等远程沟通，接洽交易安排。
意向交易方在初步洽谈中经常出现的情况是：各方已经就核心的交易意向或交易条件达成了一致意见，但由于后续签署的书面合同或其他交易文件的内容并不完整或文字/翻译文本表达有歧义，导致无法明确各方的真实意思表示，或基于自身的利益故意歪曲理解条款的字面意思。
据此，建议在与境外交易对象进行贸易业务洽谈时，需要注意一些关键事项，比如：
1. 尊重文化差异：
事先了解对方的文化背景和商务礼仪，尽量避免因文化差异导致的沟通上的误解或冲突。
2. 交易对方背景调查：
在与境外客户进行谈判之前或过程中，可以通过网络或者第三方公司（如中信保）等方式对对方的资信情况进行初步的调查，了解客户的信誉情况、市场情况、竞争对手等信息。
3、明确洽谈目标与内容：
在开始洽谈前，明确双方的需求和目标，包括产品或服务的具体要求，价格预期、交货期、付款方式、售后服务等交易条件。
4、签订保密协议：
在洽谈初期，双方可以考虑签订保密协议，保护双方的商业秘密和知识产权，并确定相应的违约责任。
5、明确交易过程中的沟通方式以及记录洽谈内容：
为确保顺畅沟通以及保留有效的沟通记录，双方需要提前确定沟通方式以及具体对接业务的人员。建议在采用电话、视频等语音沟通方式的同时，配合使用电子邮件、或其他国际通用的线上社交通讯工具，尽可能详细记录洽谈过程中的关键信息和双方的共识，及时发送会议纪要并要求对方确认，以便后续跟进。
6. 交易合同风险管理：
双方进入正式的签约阶段时，需要重视合同条款的风险研判，明确双方在货款支付安排、货物交接、运输等环节中的权利义务与责任的划分等。
总体上而言，在国际贸易关系中，非常关键的是以有形的方式保留好沟通记录。保留沟通记录的目的在于：后续在双方达成正式国际贸易合同时，如对合同条款的真实意思产生争议，往往能根据之前洽谈的记录更好地解释出合同条款的背后含义。同时，在正式签约的时候，也要注意反复核查合同文本的含义是否符合双方的真实意思表示，及时反馈异议以及修正合同文本（以及翻译文本），尽量避免未来出现实际履行的意愿、行为与合同条款约定不一致，从而导致违约的法律风险。
此外，即使交易双方由于各种原因没有签订正式的、详细的书面合同的情况下，双方在沟通过程中达成的共识在一定条件下也可以作为双方意思表示的依据，因此保留全过程的交易沟通记录尤为重要。
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2024/12/05 
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